Hoy en día, los equipos pueden estar compuestos por personas que trabajan en la misma oficina o en la otra punta del mundo. Aun así, la colaboración es difícil, incluso si todo el mundo se encuentra en el mismo edificio, ya que hay diferencias en los estilos de trabajo, las prioridades, las herramientas de colaboración y los husos horarios, y hasta el mejor equipo puede tener dificultades para colaborar de manera eficaz. Los documentos de trabajo, las notas de las reuniones y las ideas creativas se pierden en los distintos ordenadores portátiles. Y los esfuerzos inútiles y las malas comunicaciones agobian a las personas y frustran a todo el mundo.
Con Evernote Teams, tus equipos pueden compartir conocimientos colectivos, flujos de trabajo y documentos relacionados con proyectos en cualquier lugar donde necesiten trabajar. Gracias a los espacios y libretas dedicados, incluso los equipos más distribuidos pueden mantenerse sincronizados y ser más productivos. Mediante la sincronización de las notas de varios dispositivos en la nube, una persona puede empezar a escribir una nota en su teléfono, añadirla a su ordenador portátil y colaborar en la misma nota con un compañero de equipo situado al otro lado del planeta.
La colaboración en la nube utiliza software e información almacenada en la web, en lugar de información almacenada localmente en el ordenador de cada miembro del equipo. Gracias a eso, tu equipo podrá compartir ideas fácilmente y trabajar en los mismos documentos sin importar desde dónde.
El software de colaboración basado en la nube surgió como resultado de la informática móvil, el uso cada vez mayor de dispositivos personales para realizar tareas empresariales, el aumento de la mensajería instantánea y las redes sociales como herramientas de trabajo, y la creciente confianza en la seguridad de los servicios basados en la nube. Actualmente la colaboración en la nube es una práctica habitual en muchas industrias, y resulta necesaria para crecer y tener éxito.
En general, la colaboración en la nube combina el almacenamiento centralizado de documentos con el control de acceso, así como herramientas de creación y edición de documentos. A diferencia de las herramientas de colaboración analógicas o de aquellas que se aplican exclusivamente in situ, las soluciones en la nube permiten que equipos de toda clase colaboren de una forma más fluida y eficaz.
Independientemente de en qué parte del mundo se encuentren las personas o de cuándo tengan que trabajar, la colaboración en equipo a través de la nube ofrece ventajas que facilitan la tarea a todo el mundo:
Acceso permanente
Con las herramientas de colaboración en la nube, los documentos compartidos están disponibles en todo momento, sin importar si algún miembro del equipo está de viaje, trabaja desde casa, necesita un horario flexible o se pone al día durante el fin de semana.
Las versiones más actualizadas
Los cambios que se efectúan en los documentos utilizados en la colaboración en la nube se actualizan automáticamente, con lo que se garantiza que los interesados puedan acceder en todo momento a la versión más reciente.
Productividad mejorada
Al reducir la fricción que surge a raíz de las zonas horarias y geográficas, el mejor software de colaboración en la nube contribuye a aumentar la eficiencia de los equipos.
Colaboración más fluida incluso en grupos grandes
Cuantas más personas se incorporan a un grupo, más complejo se vuelve el trabajo en equipo. Con las eficaces herramientas de colaboración en la nube, la colaboración resulta sencilla, y todo el mundo está al día de la información más actualizada.
Ofrece a tus equipos un centro de colaboración empresarial centralizado donde todos puedan ver las actualizaciones más recientes, acceder a las versiones más actuales de cada documento y compartir su trabajo y sus ideas. Gracias a la flexibilidad de la experiencia de cliente de Evernote, cada equipo puede conectarse y compartir información de la forma más conveniente. También se puede adaptar con asombrosa facilidad a diferentes sectores y flujos de trabajo, como los de ventas, diseño y marketing, y la gestión de la relación con el cliente (CRM, por sus siglas en inglés), entre otros muchos.
Comunicación
Tanto si están en la oficina como realizando trabajo de campo o desde casa, incluso los equipos más remotos pueden mantenerse en contacto a través de espacios, libretas y notas compartidas. Se puede incluir a contratistas y colaboradores externos siempre que se estime oportuno, sin necesidad de incorporarlos completamente a los sistemas comerciales principales. Las notas ancladas y "Novedades" que contienen los espacios del equipo garantizan que todo el mundo pueda consultar las últimas actualizaciones, el estado del proyecto y las listas de tareas pendientes. Incluso los colaboradores que trabajan sin conexión a Internet pueden realizar cambios o añadir documentos nuevos.
Gestión de proyectos y seguimiento de las tareas
Consigue que todo el equipo se centre en su trabajo mediante una nota compartida con una simple lista de tareas pendientes. Organízate y asigna trabajos con nuestras plantillas de Áreas de responsabilidad o Descripción general del proyecto (con la plantilla Eisenhower Matrix se pueden obtener detalles muy minuciosos). Cada vez que se actualiza una lista de verificación o una nota de proyecto, la nota aparece en su espacio correspondiente bajo "Novedades", para que todo el mundo pueda realizar un seguimiento.
Con Evernote Teams también puedes crear tu propio sistema de seguimiento de flujos de trabajo de la forma que mejor se adapte a tu equipo, además de etiquetar notas y actualizar los nombres de los documentos para indicar las etapas del proyecto (Urgente, En espera, En curso, etc.); o simplemente mover las notas de un espacio o libreta a otros para indicar cambios de estado. Esta flexibilidad te permitirá adaptar la gestión de proyectos y el seguimiento de las tareas a tus necesidades y circunstancias concretas, y cambiarlas a medida que esas necesidades vayan evolucionando.
Almacenamiento de archivos
Evernote Teams te ofrece una gran cantidad de espacio para guardar tus archivos, con 20 GB de cargas mensuales más 2 GB adicionales por usuario en la cuenta de tu empresa u organización.
Integraciones
Al actuar como un centro de colaboración ligero, Evernote Teams es compatible con otras aplicaciones de tu conjunto de tecnologías. Puedes consultar, crear, buscar y editar notas en Salesforce y Microsoft Teams. Crea notas a partir de emails y archivos adjuntos, y comparte las notas existentes desde Gmail y Outlook. Guarda archivos de Google Drive en Evernote y accede a ellos directamente desde tus libretas y espacios. Convierte los mensajes de Slack en notas para poder compartirlas con tu equipo y accede a las notas directamente desde Slack sin necesidad de cambiar de aplicación.
Seguridad
El centro de datos que gestiona los datos de Evernote es SAS 70 (Tipo II) y SSAE16 SOC-1 (Tipo 2) certificado. Para el control de acceso, Evernote utiliza el lenguaje de marcado de confirmaciones de seguridad 2.0 (SAML 2.0) para habilitar el Inicio de sesión único (SSO). Nuestra implementación del SSO se integra fácilmente con cualquier gran proveedor de identidad que admita SAML 2.0. También es compatible con ADFS. Evernote Teams se conecta con tu solución actual de Active Directory o LDAP, lo que te permite invitar o eliminar usuarios directamente desde la consola administrativa existente. Los administradores también pueden ver y gestionar usuarios dentro de nuestra solución, y revisar el acceso y la actividad de las notas de los miembros del equipo para asegurarse de que todos disponen del nivel de acceso adecuado para cumplir con su función.
Guarda el trabajo de tu equipo en un solo lugar para que puedas dejar de buscar información y empezar a aprovechar el tiempo.
Con acceso continuo para que puedas trabajar desde cualquier lugar, en la oficina, en la calle o sin conexión a Internet.
Comparte ideas y actualizaciones con tu equipo a medida que tus proyectos evolucionan para que todos dispongan siempre de la información más reciente.
Organiza la manera de trabajar de tu equipo, creando espacios de trabajo y compartiendo permisos de la mejor forma para ti.
