Projektissasi on monia liikkuvia osia. Tiimien työskennellessä hajautetusti, tehtävien kasautuessa ja määräaikojen lähestyessä vauhdilla on vaikea olla valmis ajoissa. Projektin pitäminen raiteilla edellyttää selkeää organisointia, nopeaa pääsyä tärkeisiin tietoihin ja tehokasta yhteistyötä.
Tee Evernote Teamsistä projektiesi hallinnointikeskus ja pidä kaikki aiheeseen liittyvät ideat, asiakirjat, kokousmuistiinpanot, aikajanat ja tehtäväluettelot yhdessä paikassa – ja oikeiden henkilöiden käytettävissä. Kun kaikki on organistoitu muistikirjoihin ja työtiloihin, voit seurata helposti edistymistä ja varmistaa, että kaikki ovat ajan tasalla, työskentelivät he sitten paikan päällä tai etäällä.
Evernote Teamsin avulla sinun ei tarvitse hyppiä tililtä toiselle. Näin tärkeimpiä asioita on helppo seurata, eikä tiimin jäseniä tarvitse vaivata tilapäivityksillä.
Sen sijaan, että projektinseurannassa turvauduttaisiin laskentataulukoihin ja muistiolehtiöihin, useimmat tiimit käyttävät nykyään projektinsuunnittelusovellusta, projektinseurantatyökalua tai pilvipohjaista projektinhallintaratkaisua. Näillä järjestelmillä hallinnoidaan resursseja ja tietoja, mikä tehostaa projektinhallintaa.
Evernote Teamsiä voi käyttää kevyenä projektisuunnittelu- ja seurantatyökaluna, mutta se toimii myös erinomaisesti kaikilla organisaatiosi valitsemilla alustoilla. Evernote ja johtava projektinhallintaohjelmisto muodostavat yhdessä täyden ratkaisun, jolla voit pitää tiimin ajan tasalla, yhteydessä toisiinsa ja tuotteliaana.
Seuraavat ominaisuudet ovat olennaisia kaiken kattavalle projektinhallinnalle:
Projektin organisointi
Organisoitu projekti on paljon helpompi suunnitella ja toteuttaa. Parhaat projektinhallintatyökalut tarjoavat intuitiivisia tapoja ryhmitellä tietoja, ihmisiä, resursseja ja tehtäviä.
Kommunikaatiokanavat
Chatin, kommentoinnin ja muunlaisen kommunikaation integrointi on tärkeää. Kaikki projektiin liittyvät viestit tulee tallentaa projektinhallintajärjestelmään, jotta tiimin jäsenet löytävät helposti kaikki keskustelut ja päätökset.
Tuotteiden ja virstanpylväiden seuranta
Paras projektinhallinta-alusta pitää kirjaa tehtävistä, toimenpiteistä ja määräajoista ja auttaa yksittäisiä ihmisiä pysymään tehtävän parissa. Näin projektipäälliköt voivat suunnitella kohtauspisteitä, säätää määräaikoja ja nimetä tehtäviä uudelleen tarvittaessa.
Aikajanat ja jana-aikataulut
Eri tehtävien ja määräaikojen visuaalinen kuvaus tarjoaa tiimille 360 asteen näkyvyyden projektin aikataulusta. Digitaaliset jana-aikataulut ovat erityisen hyödyllisiä, sillä niiden avulla voidaan porautua aikajanoihin ja ymmärtää eri tehtävät ja riippuvuudet.
Ajan seuranta
Jokaisella projektilla on jonkinlainen budjetti, joka koostuu laskutettavista työtunneista. Vahvat projektinhallintaratkaisut sisältävät yksittäisten käyttäjien ajanseurannan ja esittävät käytetyn kokonaisajan asianosaisille.
Raportointi
Asiakkaat ja esimiehet haluavat helpon pääsyn projektipäivityksiin. Sen sijaan, että heidät pakotettaisiin kahlaamaan hankalien laskentataulukoiden halki, parhaat projektinhallintajärjestelmät tuottavat raportteja eri yksityisyyskohtatasoilla.
Pienemmät organisaatiot käyttävät Evernote Teamsiä usein kaikissa projektinhallintatarpeissaan. Suuremmat organisaatiot saattavat jo käyttää ensisijaisesti sellaisia työkaluja kuin Asana, Trello tai Basecamp. Evernote Teams tehostaa näitä työkaluja toimimalla aina toimivana keskuksena kaikille projektiin liittyville materiaaleille ja mukautuu mihin tahansa johtotyyliin tai työnkulkuun.
Keskitä kaiken tyyppiset projektimateriaalit
Tallenna tekstiä, kuvia, äänitallenteita, verkkoleikkeitä ja tussitaulujen ja käyntikorttien skannauksia muistiinpanoihisi. Lisää kommentteja ja oikaisuja merkitsemällä kuvia ja PDF:iä suoraan Evernotessa. Kaikki tämä sisältö on haettavissa helposti asiakirjaskannauksen, PDF- ja asiakirjahaun ja käsinkirjoitushaun ansiosta.
Laadi koontinäyttöjä projekteille
Kerää projektiin liittyvät muistiinpanot muistikirjoihin ja pinoihin, jotka voidaan järjestellä alaprojektin, tiimin tai muun valitsemasi kriteerin mukaan. Muistikirjat voidaan ryhmittää projektille varattuun työtilaan. Esimerkiksi videoprojektin työtilassa voisi olla muistikirjat valmisteluille, näyttelijöiden valinnalle ja kuvakäsikirjoituksille. Projektin työtila toimii koontinäyttönä, josta saa tuoreimmat tiedot projektista yhdellä silmäyksellä.
Luo projekteille tehtäväluetteloita ja tehtäviä
Yksinkertaisin projektinseuranta on muistiinpano, jossa on järjestelty luettelo ja valintaruutuja. Projektipäälliköt voivat lisätä yksityiskohtia vastuualue-, projektiyhteenveto- ja Eisenhowerin matriisimalleilla. Päälliköt voivat laatia Zapierilla Trello-kortteja, Asana-tehtäviä ja Basecamp-viestejä Evernoten sisällä.
Seuraa aikajanoja ja tuotteita
Projektin yhteenveto -malli sisältä yksinkertaisen taulukon tehtäville ja määräajoille. Voit myös mukauttaa aikajanan luetteloilla ja taulukoilla missä tahansa muistiinpanoissa. Monipuolinen Evernote tarjoaa sinulle projektinseurantatyökalun, joka toimii juuri niin kuin haluat. Voit käyttää avainsanoja ja asiakirjan nimeä ilmoittamaan projektivaiheet (kiireellinen, odottaa, kesken jne.). Voit myös luoda muistikirjoja, jotka on varattu projektin tietyille vaiheille ja siirtää asianmukaiset muistiinpanot yhdestä toiseen tiimien edetessä prosessissa.
Tuo tuoreimmat tiedot ulottuvillesi
Aina, kun tiimin jäsen lisää tai päivittää projektiin liittyvän muistiinpanooon Internetiin yhteydessä olevalla laitteella, uusi sisältö on välitettävästi koko tiimin käytettävissä. Projektipäälliköt voivat käyttää muistiinpanohistoriaa versionhallintana.
Pidä kaikki koordinoituina missä tahansa
Projektitiimeihin kuuluu usein ihmisiä, jotka työskentelevät eri paikoista. Evernote Teamsillä tiimi voi tehdä yhteistyötä saumattomasti sopivilla käyttöoikeuksilla. Jokainen, jolla on oikeat käyttöoikeudet, voi luoda, muokata ja jakaa projektimuistiinpanoja. Evernote Teams toimii yhtä hyvin mobiililaitteessa kuin pöytätietokoneessakin, joten tiimin jäsenet voivat työskennellä missä tahansa – jopa offline.
Olemme rakentaneet suoria integraatioita monen suositun projektinhallintatyökalun kanssa, joten tiimisi voi integroida Evernoten ainutlaatuiset mahdollisuudet olemassa olevaan työnkulkuun.
Gmail ja Google Drive
Onko sinulla projektiin liittyviä tiedostoja Gmailissä ja Google Drivessa? Tallenna ne Evernoteen, jotta ne ovat samassa paikassa kaikkien projektiasiakirjojen kanssa. Google Drive -tiedostot esitetään muistiinpanoissa laatikoina, joissa on hyödyllisiä tietoja, kuten tiedostonimi, tiedostotyyppi ja viimeinen muokkauspäivä. Lisää kaikki projektitiedostot yhteen muistiinpanoon ja jaa ne tiimisi kanssa, jotta kaikki tarpeellinen on yhdessä paikassa. Kaikki Google Drivessa tehdyt muutokset synkronoidaan automaattisesti projektin työtilaan Evernotessa.
Outlook ja Microsoft Teams
Tallenna projekteihin liittyviä sähköposteja Outlookista Evernoteen poistumasta sähköpostista. Tämä helpottaa kaiken arkistoimista projektin työtilaan. Voit esimerkiksi pitää ulkopuolisten toimittajien laskut yhdessä projektin budjettimuistiinpanojen kanssa. Voit myös lähettää muistiinpanoja sähköpostitse suoraan Evernotesta yhdellä napsautuksella. Evernote on myös integroitavissa Microsoft Teamsin kanssa, jotta voit jakaa asianmukaisia chat-säikeitä projektisi työtilaan. Voit myös käyttää ja jakaa asianmukaista Evernote Teams -sisältöä suoraan Microsoftin tiimikeskustelussa.
Slack
Monet tiimit käyttävät Slackia yhteistyöhön ja kommunikointiin. Integroimalla Evernote Teamsin Slackiin voit helposti etsiä ja jakaa projektiin liittyviä muistiinpanoja Slack-kanavastasi tai suorana viestinä. Kun keskustelet Slackissa, voit määrittää muistutuksia, luoda tehtäviä ja tallentaa tärkeitä päätöksiä Evernoteen myöhempää käyttöä varten. Voit jopa muuntaa Slack-kanavakeskustelut kokousmuistiinpanoiksi leikkaamalla kaikki viestit, PDF:t ja asiakirjat Evernoteen.
Salesforce
Myyntitiimit viettävät usein lähes koko päivän Salesforcessa. Integroimalla Salesforcen Evernote Teamsiin voit kiinnittää projektiin liittyviä muistiinpanoja tiettyihin tietueisiin ja jopa muokata näitä muistiinpanoja suoraan Salesforcessa.
Organisoi uusi projekti yhdessä työtilassa tallentaaksesi ideoita, päätöksiä ja aivoriihiä.
Aseta muistutuksia, seuraa määräaikoja ja kerää palautetta tiimisi työn edetessä.
Vältä tarpeettomat kokoukset tarjoamalla asianosaisille helppoja tapoja seurata projektin edistymistä.
Vältä kaksinkertaista työtä. Kuka tahansa yrityksessä voi helposti löytää ja käyttää aiempia töitä.
