A volte sembra di affogare nei documenti. Chi ha l'ultima versione di quel white paper? Dove puoi trovare i documenti di quel collaboratore esterno di cinque anni fa? E perché tutti si scambiano lunghi documenti per email invece di limitarsi a condividere solo ciò che è importante? E in più ammettiamolo: la barra di ricerca sul computer non è sempre eccezionale per trovare ciò che stiamo cercando.
Con Evernote Teams puoi centralizzare, organizzare e gestire i documenti, i fogli di calcolo, i file multimediali, le email e persino le conversazioni Slack della tua azienda. È un modo flessibile per archiviare le informazioni in qualsiasi formato in modo sicuro e per far sì che le persone giuste possano trovarle, ovunque si trovano. Gli spazi e i taccuini tengono tutto organizzato, mentre la grammatica e la sintassi di ricerca sofisticata consentono ai team di trovare ciò che ti serve, quando serve. Smetti di scavare nei file e di setacciare la rete alla ricerca di documenti. Con Evernote Teams hai tutto a portata di mano.
Alle aziende serve un modo per archiviare, organizzare, condividere e aggiornare i propri file nel tempo. La maggior parte delle aziende si affida oggigiorno a solidi software di gestione dei documenti. Utilizzando una soluzione digitale, non è più necessario archiviare fisicamente i documenti in schedari e scatole. Una soluzione di questo tipo migliora inoltre la sicurezza, la conformità normativa, il recupero dei documenti, il backup dei file e il ripristino di emergenza.
Un buon sistema di gestione dei documenti prevede le seguenti caratteristiche:
Supporto di un'ampia gamma di tipi di documenti
Lavoriamo ogni giorno con tanti documenti diversi: file di testo, fogli di calcolo, file di progettazione, PDF, email, immagini, taccuini digitali, registrazioni audio e altro ancora. Un buon sistema di gestione dei documenti permette di archiviare, memorizzare e organizzare senza problemi tutti questi documenti.
Struttura dei file
Gestire i documenti implica organizzarli in modo logico, attraverso gerarchie e raggruppamenti di documenti, aggiunta di tag e date e protocolli di eliminazione dei file obsoleti.
Ricerca di file e recupero di documenti
Uno degli aspetti migliori della gestione digitale dei documenti è che non è più necessario scavare negli schedari alla ricerca di un pezzo di carta perso. La struttura dei file di un buon sistema di gestione dei documenti fornisce la struttura di base per un rapido recupero dei file. Grazie alla ricerca avanzata puoi trovare facilmente quello che ti serve in base a nome del file, parola chiave, tag, tipo di file o data di creazione e modifica.
Sicurezza e autorizzazioni per i file
La protezione dei documenti sensibili dipende da un solido sistema di autorizzazioni e controllo degli accessi. I tuoi collaboratori esterni dovrebbero avere autorizzazioni diverse rispetto al tuo CEO, e i team potrebbero aver bisogno di autorizzazioni che possono cambiare in base alla necessità.
Strumenti di monitoraggio
Un sistema di gestione dei documenti efficace consente agli amministratori di monitorare l'attività degli utenti: chi ha effettuato l'accesso a cosa, quando e per quanto tempo. Tutto ciò lascia una traccia consultabile se necessario in un secondo momento.
Controllo delle versioni
Analogamente, un sistema di gestione dei documenti ben progettato consente agli utenti di tenere traccia di eventuali modifiche a un documento e di recuperare rapidamente le vecchie versioni.
Facilità di accesso e condivisione
Le persone non utilizzeranno un sistema se questo è eccessivamente complesso o se rende difficile l'accesso e la condivisione dei documenti. Un buon sistema di gestione dei documenti si integra perfettamente con il software con cui svolgi le attività, dai programmi di posta a quelli di elaborazione di testi fino ai sistemi di gestione delle relazioni con i clienti.
Con un sistema di gestione dei documenti basato su cloud, il tuo team può accedere ai documenti istantaneamente da qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo. Più persone possono lavorare sullo stesso documento, il che riduce al minimo la possibilità di duplicati in conflitto dello stesso file. Non è necessario eseguire il backup dei file, poiché un sistema di gestione dei documenti basato su cloud salva tutto automaticamente.
Utilizzando una soluzione di gestione dei documenti su cloud, i file di grandi dimensioni possono essere condivisi molto più velocemente rispetto a un sistema locale. Infine, poiché i sistemi cloud sono generalmente in abbonamento, eliminano i grandi costi iniziali e gli sforzi necessari per implementare una soluzione on-premise (per non parlare dello sforzo e delle ore necessarie affinché il reparto IT mantenga e aggiorni tale soluzione nel tempo).
Non importa se le tue esigenze di gestione dei documenti sono semplici o complesse: Evernote Teams soddisfa ogni esigenza. La nostra esperienza utente intuitiva, l'approccio basato sul cloud e la struttura flessibile semplificano la progettazione di un sistema adatto al tuo team. Usa Evernote Teams come sistema semplice per la gestione dei documenti se la tua organizzazione è di piccole dimensioni. Crea i tuoi documenti come note (o carica i documenti esistenti in una nota), quindi organizzali all'interno di taccuini e spazi.
I team più grandi possono utilizzare Evernote Teams come complemento al loro sistema di gestione dei documenti. Crea uno spazio per archiviare e condividere i documenti per i nuovi assunti. Archivia il tuo materiale di vendita in un sistema di taccuini all'interno dello spazio del tuo team commerciale, in modo che i tuoi rappresentanti possano accedere alle versioni più recenti da qualsiasi luogo. Oppure usa semplicemente Evernote Teams come soluzione in cui conservare gli appunti delle riunioni e delle sessioni di brainstorming, con spazi e taccuini organizzati per reparti, team o progetti.
Testo, note scritte a mano, immagini
Evernote semplifica l'acquisizione e la memorizzazione non solo di testo, ma anche di note e immagini scritte a mano. Usa la fotocamera del tuo telefono per scattare una foto di una lavagna, di un biglietto da visita o di qualsiasi cosa tu voglia catturare. Quindi salva l'immagine in una nota che contiene informazioni correlate oppure in una nuova nota vuota. Evernote rende anche ricercabile il testo all'interno di PDF e immagini per un facile recupero in futuro. Puoi anche raccogliere ricerche online con Web Clipper e salvarle sul tuo Evernote.
Organizzazione dei documenti (taccuini, tag, spazi)
Il design semplice basato su note di Evernote è incredibilmente versatile. Le note possono essere organizzate in taccuini per progetto, team o qualsiasi categoria tu scelga. Note e taccuini possono poi essere ulteriormente organizzati all'interno di uno spazio dedicato. Ad esempio, tutti i contenuti relativi al marketing possono essere archiviati in taccuini trimestrali, che vengono poi inseriti nello spazio del team di marketing. Le note importanti possono essere fissate nello spazio del team e tutti gli aggiornamenti vengono visualizzati nell'area "Novità", in modo che chiunque stia al passo con le informazioni e i progressi più recenti.
Controllo delle versioniLo
storico della nota acquisisce istantanee regolari di ogni nota e ti consente di ripristinare una nota da Evernote Web o all'interno di Evernote per Mac o Windows. Nel feed delle attività puoi vedere le note modificate di recente e chi le ha create. Le note eliminate possono essere recuperate dal cestino aziendale in qualsiasi momento.
Accesso multiutente, ovunque
Le note possono essere create, modificate e condivise da chiunque disponga delle giuste autorizzazioni. Evernote Teams funziona sia su un dispositivo mobile che su desktop. Puoi anche lavorare offline e aggiornare le tue note non appena ti riconnetti a Internet.
Ricerca nei documenti
Grazie alla potenza della grammatica e della sintassi di ricerca avanzata di Evernote puoi trovare le note per titolo, tag, data di creazione o modifica, posizione di creazione, origine del documento e persino in base al tipo di contenuto multimediale (audio, immagini, ecc.).
Archiviazione e sicurezza
Evernote Teams ha tutto lo spazio che ti serve per archiviare e accedere ai tuoi documenti. Ogni account aziendale ha 20 GB di caricamenti mensili, più altri 2 GB per utente sull'account. Per conservare tutto al sicuro, utilizziamo un datacenter certificato SAS 70 (Tipo II) e SSAE16 SOC-1 (Tipo 2).
Per il controllo degli accessi, Evernote utilizza Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0) per abilitare il Single Sign-On (SSO). La nostra implementazione SSO si integra facilmente con qualsiasi provider di identità di grandi dimensioni che supporti SAML 2.0. Supportiamo anche ADFS. Evernote Teams si connette con la tua attuale soluzione Active Directory o LDAP, permettendoti di invitare o rimuovere utenti direttamente dalla tua console di amministrazione esistente. Gli amministratori possono visualizzare e gestire gli utenti e anche rivedere l'attività delle note per tutti i membri del team, per assicurarsi che tutti abbiano il giusto livello di accesso.
Archivia tutti i tipi di file, dai documenti di Office e i PDF ad audio, immagini e documenti Google.
Non limitarti a usare file e cartelle: organizzati a modo tuo e trova sempre tutto ciò che ti serve.
Tieni sincronizzato il tuo team creando un unico luogo in cui tutti i membri della tua azienda possono ottenere le informazioni di cui hanno bisogno.
Dedica meno tempo alla ricerca di file o documenti e più tempo a svolgere attività.
