成功するには、何を行うかだけでなく、どう行うかも重要です。しかし、実際には実行プロセスがあやふやの職場も多く、プロジェクトのフェーズと成果物が一致しなかったり、重要な情報がさまざまなツールやアプリに散らばってしまったり。その上、複数の関係者や担当者が存在するような場合は、ワークフローを管理すること自体が大きなタスクになってしまい、実際の仕事が遅々として進まないということも珍しくありません。
Evernote Teams では、自分たちに合ったワークフローを実現できます。ダッシュボードやワークスペースとして機能するスペースを使えば、進行中のプロジェクトから編集スケジュール、営業のパイプラインまで、どんな仕事の進捗もシンプルに管理できます。ToDo リスト、固定表示されたノート、タグなどの機能を使ってメンバーにタスクを割り当て、チーム独自のプロセスで効率的に協働しましょう。重要情報をすべてを一か所に集約できるので、進捗を確認するのも簡単です。そのためチームメンバーはワークフローや進捗の管理を心配することなく、実際の仕事に集中できます。
「ワークフロー」という言葉は普段よく耳にしますが、実際のところ何を意味するのでしょうか？ 簡潔に言えば、プロセスの最初から最後までのステップのことです。たとえば、企業には採用プロセスや請求プロセス、販売プロセスなど、正式に定められてポリシーや手続きに組み込まれたワークフローが存在します。一方で、ある目的に特化したワークフローも存在します。たとえば新しいマーケティングキャンペーンのアセット作成の進捗をトラッキングするワークフローや休憩時間のお茶当番を管理するワークフローなどです。
ワークフローを管理するには、デジタルツールを使ってワークフローを構成すると便利です。さまざまなプロジェクトを一元管理できるワークフローアプリを使えば、チームの仕事が効率化できるだけでなく、各自の仕事を可視化できます。
Evernote のシンプルな操作性と高い柔軟性を活かせば、チームに最適なワークフロー管理システムを構築できます。チームのニーズに合わせて、メンバー、プロセス、情報を整理しましょう。サイクルシューズのデザインから、顧客関係管理（CRM）や人事計画まで、多岐にわたる環境やユースケースに対応できる、一元化された情報ハブです。
すべてを一か所に
ノート、ノートブック、スペースを活用すれば、全顧客のタッチポイントを管理する簡易的な顧客管理システムとして使用できます。ノートには音声ファイルや手書きメモから、各種文書ファイル、ホワイトボードや名刺の写真にいたるまで、多様な形式の情報を保存できるので、情報整理について迷うことはもうありません。また、PDF や文書内の文字検索、手書きの文字検索も可能。さらに、Evernote Teams はOutlook、Gmail、Google Drive、Salesforce、Slack、Microsoft Teamsなど、すでに社内で利用されているテクノロジーやシステムと連携させることができるので、ほとんどシステムまたは環境から、ノートへのアクセスや共有が可能です。
チーム内のコミュニケーションとコラボレーション
スペースとタグを使って、ノート内のあらゆる情報を共有することができます。共有相手は、特定の同僚、チーム全体、部門全体など目的に合わせて指定できます。スペースにはチームに周知すべきノートを固定表示することができ、最近更新されたノートは自動的に「新着情報」に表示されるので、常にメンバー全員が重要な情報や最新情報を把握できます。また、各種テンプレートも用意されているので、ミーティングの議事録、プロジェクトの目標、ウィクリーレビューなどの作成、共有も簡単です。また、Evernote Teams では機密情報は安全な環境に保管しつつ、特定のスペースやノートブックのみをチーム外のメンバーや外注先と共有できます。
ビジネスプロセス管理ソリューション
タスクの割り振り
責任範囲やプロジェクトの概要 テンプレートを使って、タスクを割り振り、進捗をトラッキングしましょう。最新のアップデートは自動的にチームのスペースの「新着情報」に表示されるので、チームメンバー全員が常に進捗を把握できます。
ToDo リスト
ノート内に自分でチェックリストを作ったり、詳細なアイゼンハワー マトリクステンプレートを使って、やるべきタスクを優先度別に整理しましょう。ToDo リストを含むノートを検索して表示すれば、個人やチームの進捗が一目でわかります。
ワークフローのトラッキング
柔軟性の高い Evernote Teams なら、チームのニーズに合わせて、好きな方法でステージやステップをトラッキングできます。たとえば、タグやノート名でプロジェクトの各ステージ（緊急、保留中、進行中など）を表すこともできますし、ステージごとにスペースやノートブックを設けて、進捗に応じてノートを移動するのもよいでしょう。
必要な情報を素早く見つける
文書スキャン機能を使って、あらゆる紙類を簡単にデジタルノートに変換しましょう。PDF とファイル内検索機能で、スキャンした文書や画像の中まで文字検索できます。さらに、手書き文字の検索も可能です。高度な検索構文で検索結果を絞り込めるので、これまで以上に簡単にデータの取得や情報の検索が可能です。
手軽にナレッジマネジメント
プロジェクトやチームのスペースに関連する情報や文書をすべて保管しておけば、ナレッジ共有について心配する必要もありません。プロジェクトメンバーやチームメンバーは、プロジェクトの進行中も完了後もいつでも好きなデバイスから必要な情報にアクセスすることができます（オフラインでも利用可能です）。
プロジェクトの段階または案件のステータスなど、自由自在な分類で作業を整理できます。
フェーズに合わせてコンテンツを柔軟に移動し、開始から完了まで進捗を把握できます。
チームメンバーと常に最新情報を共有することで、会議時間を削減できます。
Salesforce や Google ドキュメントなど、チームの仕事のスタイルに合わせて、様々なアプリと連携できます。
