В современном мире члены команды могут находиться не только в офисе, но и на другом конце света. Но даже в рамках одного офиса не всегда легко наладить совместную работу. Помехами может стать разница в подходе к работе, различия в приоритетах, инструментах и часовых поясах — в результате даже лучшим командам может быть не просто построить эффективное взаимодействие. Кроме того, важные документы, заметки о встречах и интересные идеи хранятся на индивидуальных компьютерах. В итоге никого не радуют потраченные впустую усилия и постоянно возникающие недоразумения.
Evernote Teams помогает сотрудникам делиться друг с другом коллективными знаниями, рабочими процессами и проектной документацией из любой точки земного шара. Благодаря специально отведенным проектам и блокнотам, даже самые разбросанные по миру команды могут синхронизировать совместную работу и повысить эффективность решения задач. Синхронизация заметок на нескольких устройствах в облаке означает, что один человек может набрать начало заметки на телефоне, добавить содержимое с ноутбука и поделиться ей с коллегой из другой страны для совместной работы.
Для совместной работы в облаке используется информация и программное обеспечение, хранящееся в сети, а не на компьютере каждого члена команды. Благодаря этой технологии командам проще обмениваться идеями и вместе работать над одними документами независимо от местонахождения каждого сотрудника.
Облачные решения для совместной работы появились на волне популярности мобильных компьютеров, персональных устройств для решения бизнес-задач, мгновенных сообщений и социальных сетей в качестве инструментов для работы, а также в связи с растущей уверенностью в безопасности облачных сервисов. Совместная работа в облаке стала неотъемлемой частью развития и успеха для многих современных компаний.
В целом, взаимодействие в облаке объединяет централизованное хранение документов с возможностью контроля доступа и набор инструментов для создания и редактирования документов. По сравнению с аналоговыми или локальными инструментами для совместной работы облачные решения открывают более гибкий и эффективный способ взаимодействия для любых команд.
Совместная работа команды в облаке предлагает ряд преимуществ каждому члену команды, вне зависимости от того, в какой точке мира находится каждый сотрудник и как срочно нужно выполнить задачу:
Круглогодичный доступ 24/7
Благодаря инструментам для совместной работы в облаке общие документы доступны всем членам команды в любое время — даже если кто-то из сотрудников уехал в командировку, работает из дома, перешел на гибкий график или наверстывает упущенное на выходных.
Самые актуальные версии документов
В облаке все внесенные изменения в совместные документы обновляются автоматически, гарантируя, что все участники проекта будут в курсе последних правок.
Повышение продуктивности
Эффективность команд повышается благодаря тому, что облачные решения нивелируют проблемы одновременной работы из разных стран и в разных часовых поясах.
Упрощение совместной работы даже для групп с большим количеством участников
Чем больше людей занято в проекте, тем сложнее работа в команде. Эффективные инструменты для совместной работы в облаке существенно упрощают рабочий процесс, позволяя каждому участнику быть в курсе самой актуальной информации.
Предоставьте командам централизованное пространство для делового сотрудничества, в котором каждый участник будет в курсе новостей, получит доступ к самым актуальным версиям каждого документа и сможет поделиться результатами и идеями. Гибкий пользовательский интерфейс Evernote позволяет каждой команде подключаться и обмениваться информацией любым удобным способом. Сервис отлично адаптируется к разным сферам бизнеса и рабочим процессам, в том числе продажам, дизайну и маркетингу, управлению взаимоотношениями с клиентами (CRM) и многим другим.
Общение
Даже если участники команды разбросаны по всему миру, кто-то работает из офиса, а кто-то из дома — общие заметки, блокноты и проекты помогут всем быть на связи. Вы также можете легко подключить к работе временный персонал и подрядчиков, не посвящая их во все бизнес-процессы компании. Закрепленные заметки и раздел «Что нового» в проектах команды гарантируют, что все пользователи проекта в курсе последних обновлений, списка задач и статуса проекта. Участники, работающие в режиме офлайн тоже могут вносить правки и добавлять новые документы.
Управление проектами и отслеживание задач
Держите всех в курсе дел с помощью простого списка задач в общей заметке. Организуйте работу и назначайте ответственных за решение той или иной задачи с помощью шаблонов Области ответственности или Обзор проекта. (Можно даже продумать мельчайшие детали, используя шаблон Матрица Эйзенхауэра.) При каждом обновлении списка задач или редактировании заметки в проекте, эта заметка появляется в разделе проекта «Что нового» — таким образом все участники в курсе всего, что происходит в проекте.
Evernote Teams также позволяет построить собственную систему отслеживания рабочих процессов в соответствии с задачами и предпочтениями вашей команды. Вы можете отразить этапы проекта (срочно, приостановлен, в процессе и т.д), добавив метки или изменив систему наименования документов. Второй вариант — просто переместить заметки из одного проекта или блокнота в другой для отражения изменения статуса. Такая гибкость позволяет адаптировать управление проектами и отслеживание задач под конкретные обстоятельства и цели, а также менять систему с течением времени.
Хранение данных
Evernote Teams позволяет хранить много данных: 20 Гб можно загружать каждый месяц и дополнительно 2 Гб на каждого пользователя, подключенного к аккаунту вашей компании или организациии.
Интеграции
Выступая в качестве невесомого центра для совместной работы, Evernote Teams хорошо взаимодействует с другими сервисами, которыми вы пользуетесь. Открывайте, создавайте, находите и редактируйте заметки в Salesforce и Microsoft Teams. Создавайте заметки на основе электронных писем и вложенных файлов, а также делитесь заметками в аккаунте через Gmail и Outlook. Перетаскивайте файлы Google Drive в Evernote и открывайте их прямо из блокнотов и проектов. Превращайтесообщения Slack в заметки, чтобы делиться ими со своей командой и открывать заметки прямо из Slack, не переключая приложения.
Безопасность
Центр обработки данных, управляющий данными Evernote, сертифицирован в соответствии с SAS 70 (Тип II) и SSAE16 SOC-1 (Тип 2). Для контроля доступа Evernote использует Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0), который обеспечивает работу единого входа (SSO). Наше решение для единого входа легко интегрируется с любым крупным поставщиками идентификаций с поддержкой SAML 2.0. Мы также поддерживаем ADFS. Evernote Teams подключается к вашему текущему решению Active Directory или LDAP, позволяя приглашать или удалять пользователей прямо из панели администратора. Администраторы также могут просматривать и управлять пользователями в аккаунте, проверять доступ к заметкам пользователей и отслеживать активность в аккаунте, чтобы обеспечить каждому пользователю необходимый уровень доступа.
Сохраните всю работу команды в одном месте, чтобы не тратить время на поиски информации и использовать его на благо общему делу.
У вас будет доступ к сервису в любых обстоятельствах — в офисе, за его пределами и при отсутствии подключения к Интернету.
Обменивайтесь идеями и обновленными документами с коллегами по ходу работы над проектами, чтобы каждый был в курсе последних новостей.
Организуйте работу команды, создав рабочее пространство для каждого и настроив совместный доступ с учетом задач компании.
