Иногда кажется, что документы поглощают все пространство вокруг. У кого последняя версия этого документа? Где найти документы по конкретному подрядчику пятилетней давности? Почему все посылают друг другу многостраничные документы по электронной почте, а не краткую важную информацию? Давайте посмотрим правде в глаза — поиск на компьютере не всегда помогает найти то, что вам нужно.
Evernote Teams позволяет собрать в одном месте все документы компании, навести в них порядок и поддерживать его. И это не только текстовые файлы, но и таблицы, мультимедийный контент, письма и даже переписка в Slack. Вы можете хранить информацию в любом формате, не беспокоясь о безопасности, и выдавать доступ тем, кому он нужен где бы они ни находились. Проекты и блокноты помогают поддерживать порядок, а грамматика и синтаксис поиска устроены таким образом, что команды всегда очень быстро находят нужную информацию. Вам больше не нужно копаться в папках и стучаться коллегам в личку в поисках документов. С Evernote Teams нужная информация всегда под рукой.
Компании ищут способы хранения, организации, обмена и обновления файлов с течением времени. Большинство компаний в наши дни полагается на надежное программное обеспечение для управления документами. Использование цифрового решения снижает потребность в физическом хранении документов — в картотечных шкафах и коробках. Это также повышает безопасность хранения данных и соответствие нормативным требованиям, улучшает поиск документов, резервное копирование файлов и восстановление данных.
Хорошая система управления документами (DMS) включает в себя следующие функции:
Поддержка широкого спектра типов документов
Сотрудники ежедневно работают с самыми разными документами. К ним относятся текстовые файлы, электронные таблицы, дизайн, PDF-файлы, электронные письма, изображения, цифровые блокноты, аудиозаписи и многое другое. Хороший DMS позволяет легко добавить, сохранить и организовать все типы документов.
Структура файлов
Управление документами зависит от логической организации файлов. Это может быть иерархии и группировка документов, добавление меток, датирование и протоколы удаления устаревших файлов.
Поиск файлов и поиск документов
Одна из лучших возможностей управления цифровыми документами — отсутствие необходимости копаться в картотечных шкафах, охотясь за потерянным документом. Файловая структура хорошего DMS обеспечивает основу для быстрого поиска файлов. Расширенный поиск позволяет легко найти нужную информацию по имени файла, ключевым словам, меткам, типу файла или дате создания и изменения.
Безопасность и права доступа к файлам
Защита конфиденциальных документов зависит от надежной системы прав доступа и контроля доступа. Права доступа у подрядчиков должны отличаться от прав доступа генерального директора, а у команд должна быть возможность менять права доступа для разных сотрудников по мере необходимости.
Инструменты мониторинга
Эффективная DMS позволяет администраторам отслеживать активность пользователей — кто, когда и в течение какого времени обращался к тому или иному документу. Это позволяет провести аудит в спорной ситуации.
Контроль версий
Точно так же, хорошо разработанная DMS позволяет пользователям отслеживать любые изменения в документе и быстро восстанавливать старые версии.
Простота доступа и обмена
Людям не нужна слишком сложная система, затрудняющая доступ к документам и возможности совместного доступа. Хорошая DMS легко интегрируется с нужным программным обеспечением для достижения поставленных бизнес-задач — от электронной почты до обработки текстов и систем управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).
С помощью облачной DMS ваша команда мгновенно получает доступ к документам с любого устройства и из любой точки земного шара. Несколько человек могут одновременно работать над одним документом, сводя к минимуму вероятность дублирующей работы на одним файлом. Кроме того, пропадает необходимость создавать резервные копии файлов, поскольку облачная DMS сохраняет все автоматически.
Используя облачное решение для управления документами, вы можете обмениваться файлами большого размера гораздо быстрее, чем в локальной системе. Наконец, облачные решения как правило работают в режиме подписки, снижая ваши начальные затраты и усилия, необходимые для реализации локального решения (не говоря уже о затратах и времени, необходимом для поддержания и обновления этого решения).
Неважно, насколько сложно устроен ваш документооборот — Evernote Teams справится с любой задачей. Интуитивный интерфейс, облачное хранение и гибкая структура позволяют выстроить систему под нужды именно вашей команды. Небольшие компании могут использовать Evernote Teams в качестве архива. Создавайте нужные документы в заметках, или загружайте сюда те файлы, что у вас уже есть, и группируйте их по блокнотам и проектам.
Для больших команд Evernote Teams станет отличным дополнением к тем решениям, что уже есть. Создайте отдельный проект, где будете хранить документы для онбординга и выдавать к ним доступ новым сотрудникам. С помощью блокнотов организуйте документы внутри проекта команды по продажам, чтобы у ваших продажников, где бы они ни были, всегда были на руках самые последние версии документов. А еще Evernote Teams отлично подойдет для обсуждения идей и хранения информации со встреч: для каждого отдела, команды или продукта можно завести отдельные проекты и блокноты.
Текст, рукописные заметки, изображения
Evernote позволяет легко добавлять и хранить не только текст, но и рукописные заметки и изображения. Сфотографируйте записи на доске, визитки или другую полезную информацию на телефон. Сохраните изображение в заметку с другой информацией по теме или просто в новую заметку. Evernote позволяет искать текст даже в PDF-файлах и на изображениях. Вы также можете собирать материалы из интернета с помощью Web Clipper и сохранять их в Evernote.
Организация документов (блокноты, метки, проекты)
Простой дизайн Evernote основан на заметках и невероятно универсален. Заметки можно упорядочить в блокнотах по проекту, команде или любой категории на ваш выбор. Заметки и блокноты можно также добавить специально отведенный для них проект. Например, весь контент по маркетингу можно хранить в квартальных блокнотах, которые затем добавляются в проект команды Marcom. Важные заметки можно закрепить для всех участников проекта, а все обновленные заметки и блокноты будут появляться в разделе «Что нового», так что все пользователи проекта будут в курсе последних правок.
Отслеживание версий
История заметок регулярно сохраняет версии заметок и позволяет возвращаться к предыдущим версиям в Evernote Web, Evernote для Mac или Windows. Лента активности показывает недавно отредактированные заметки и имена тех, кто вносит правки. Удаленные заметки можно восстановить из корзины в любое время.
Многопользовательский доступ в любой точке мира
Любой пользователь с нужными правами доступа может создавать, редактировать и делиться заметками. Мобильная версия Evernote Teams обладает теми же функциями, что и десктопная. Работу можно продолжить и без интернета — заметки обновятся, когда вы снова окажетесь онлайн.
Поиск документов
Мощные расширенный синтаксис поиска Evernote позволяет пользователям находить заметки по названию, меткам, дате создания или редактирования, месту создания, источнику документа и даже типу медиа-файла, который они содержат (аудио, изображения и т. д.).
Хранение и безопасность
В Evernote Teams есть все функции, необходимые для хранения и организации доступа к вашим документам. Каждый аккаунт Teams получает 20 Гб для загрузки нового контента ежемесячно, и дополнительно 2 Гб на каждого подключенного пользователя. Центр обработки данных, который мы используем, сертифицирован в соответствии с SAS 70 (Тип II) и SSAE16 SOC-1 (Тип 2). Эти сертификаты подтверждают, что ваши данные хранятся надежным образом.
Для контроля доступа Evernote использует Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0), который обеспечивает работу единого входа (SSO). Наше решение для единого входа легко интегрируется с любым крупным поставщиками идентификаций с поддержкой SAML 2.0. Мы также поддерживаем ADFS. Evernote Teams подключается к вашему текущему решению Active Directory или LDAP, позволяя приглашать или удалять пользователей прямо из панели администратора. Администраторы могут просматривать и управлять пользователями в аккаунте, отслеживать активность в аккаунте, чтобы обеспечить каждому пользователю необходимый уровень доступа.
Сохраняйте файлы любого типа, включая документы Office, PDF, аудио, изображения и документы Google.
Не ограничивайтесь файлами и папками — выберите удобный способ организации информации для быстрого поиска нужных данных.
Создайте единое пространство для хранения информации для каждого сотрудника, чтобы ваши коллеги были в курсе последних обновлений.
Тратьте меньше времени на поиск файлов и документов, чтобы использовать это время на решение более важных задач.
