Успех зависит не только от того, что делает ваша команда; важно — как она это делает. Давайте посмотрим правде в глаза — иногда рабочие процессы несовершенны. Проекты и проектная документация находятся на разных стадиях. Информация закопана в множестве разрозненных приложений и инструментов. Нужно учитывать мнение других участников и заинтересованных лиц. Иногда для управления рабочим процессом требуется слишком много работы, а динамики не хватает.
Evernote Teams позволяет работать так, как вам удобно. Проекты выполняют роль дашборда или рабочего пространства и помогают отслеживать работу по текущим проектам, графики запуска материалов и этапы продаж. Составляйте списки дел, закрепляйте заметки и назначайте задачи другим — выстраивайте собственный рабочий процесс. Когда все в одном месте, вы всегда будете знать, что происходит с проектом именно сейчас, а ваша команда перестанет тратить время на поиски нужной информации и погрузится в настоящую работу.
Этот термин часто используется, но что же такое рабочий процесс на самом деле? По сути, это этапы любого процесса от начала до конца. Рабочие процессы компаний включают в себя описанные в политике и процедурах процессы, например, найм персонала, выставление счетов, продажи. В вашей компании могут быть и другие рабочие процессы, например креативная разработка новой маркетинговой кампании или подход к вопросу «Чья очередь покупать кофе?».
Практика управления рабочим процессом включает использование цифровых инструментов для создании структуры процесса. С приложением для управления рабочими процессами, которое поможет централизовать и организовать различные проекты, ваши команды смогут работать более эффективно и прозрачно.
В Evernote легко разобраться новичкам, а гибкие инструменты позволяют выстроить рабочие процессы под себя. Выстраивайте работу команд и процессы, организуйте информацию так, чтобы она решала ваши задачи. Evernote Teams — централизованное хранилище данных, которое адаптируется под разные экосистемы и сценарии использования — от разработки дизайна велотуфель до создания CRM-системы и решения задач отдела кадров.
Все в одном месте
Используйте заметки, блокноты и проекты в качестве CRM, чтобы отслеживать все контакты с клиентом. Динамические заметки позволяют быстро сохранять информацию в разных форматах — записывать голосовые заметки, писать от руки, добавлять документы любого формата, фотографировать записи на доске и визитные карточки. Находите нужную информацию с помощью поиска в PDF и документах, а также поиска по рукописному тексту. Кроме того, Evernote Teams напрямую интегрируется с Outlook, Gmail, Google Диском, Salesforce, Slack, Microsoft Teamsи другими популярными сервисами, так что вы можете работать и делиться заметками практически в любом сервисе и экосистеме.
Обмен сообщениями и работа в команде
Проекты и метки позволяют поделиться любой информацией из заметки с частью команды или всеми сразу, с целым отделом или структурой. Закрепленные заметки и раздел проектов «Что нового» содержат информацию о недавних правках, статусе проектов и напоминаниях. Шаблоны упрощают организацию и помогают делиться планом встреч, задачами проекта, and анализои всего, что было и не было сделано за неделю. Проекты и блокноты также помогут синхронизировать внутри команды, при этом вся рабочая информация останется внутри аккаунта Evernote Teams.
Решения для управления бизнес-процессами
Делегирование задач
Назначайте ответственных и отслеживайте решение задач с помощью шаблонов Зоны ответственности или Обзор проекта. Правки и обновления автоматически отображаются в разделе проекта «Что нового», поэтому все пользователи проекта будут в курсе дел.
Списки задач
Создайте списки дел в заметках или используйте подробный шаблон матрицы Эйзенхауэра, чтобы расставить задачи по важности. Вы можете искать завершенные и незавершенные задачи в заметках, чтобы быстро оценить успехи отдельных сотрудников или всей команды.
Отслеживание рабочего процесса
Гибкость Evernote Teams позволяет отслеживать шаги и этапы так, как удобно именно вам. Используйте метки и систему наименований для определения этапов проекта (срочно, приостановлен, в работе и т. д). Еще можно создать отдельные блокноты и проекты для каждого этапа работы и перемещать заметки между ними по мере продвижения.
Быстро находите нужное.
Превратите любой документ в цифровую заметку с помощью сканирования документов. Ищите текст в документах и изображениях с помощью поиска в PDF и документах, или поиска по рукописному тексту. Находить данные и информацию намного проще благодаря расширенному синтаксису поиска, который помогает быстро находить нужное, сужая результаты поиска.
Управление знаниями под контролем.
Используйте проекты команды, для хранения всей нужной информации. Синхронизируйте все документы между пользователями и устройствами (даже в автономном режиме). Архивируйте всю информацию по завершению проекта. Каждый, кто связан с проектом или командой, получит доступ к информации из любой точки мира.
Упорядочивайте работу по фазам проектов, стадиям работы или любому другому параметру, нужному вашей команде.
Перемещайте документы в зависимости от стадии проекта, чтобы вам было проще отследить ход работы от «в процессе» до «завершено».
Сократите совещания, оперативно обновляя информацию для всех членов команды.
Интегрируйтесь с Salesforce, Google Docs и другими приложениями, которые подходят под задачи вашей команды.
