Ngày nay, thành viên trong nhóm có thể làm việc tại văn phòng của bạn hoặc cách xa bạn tận nửa vòng trái đất. Tuy nhiên, việc cộng tác vốn dĩ đã khó khăn, ngay cả khi mọi người làm việc trong cùng một toà nhà. Nên khi xuất hiện những khác biệt về phong cách làm việc, mức độ ưu tiên, công cụ cộng tác và múi giờ thì thậm chí nhóm làm việc hiệu quả nhất cũng phải chật vật. Tài liệu công việc, ghi chú cuộc họp và ý tưởng sáng tạo được lưu trữ rời rạc trên máy tính xách tay của mỗi người. Lãng phí công sức và thông tin liên lạc không rõ ràng làm chậm tiến độ của mọi người và gây khó chịu.
Evernote Teams giúp nhóm của bạn chia sẻ kiến thức chung, quy trình làm việc và tài liệu liên quan đến dự án ở bất cứ đâu. Nhờ có không gian và sổ tay dành riêng mà ngay cả những nhóm có thành viên phân tán nhiều nhất cũng có thể chia sẻ thông tin cập nhật và làm được nhiều việc hơn. Đồng bộ hóa ghi chú trên nhiều thiết bị bằng công nghệ đám mây có nghĩa là một người có thể bắt đầu ghi chú trên điện thoại, thêm ghi chú đó vào máy tính xách tay và cùng một thành viên khác ở cách xa nửa vòng trái đất làm việc trên ghi chú đó.
Việc cộng tác bằng công nghệ đám mây sử dụng phần mềm và thông tin lưu trên mạng thay vì lưu cục bộ trên máy tính của mỗi thành viên trong nhóm. Công nghệ này cho phép nhóm của bạn dễ dàng chia sẻ ý tưởng và làm việc trên cùng một tài liệu, cho dù từng thành viên trong nhóm đang làm việc ở đâu.
Phần mềm cộng tác sử dụng công nghệ đám mây xuất hiện cùng với công nghệ điện toán di động, việc sử dụng thiết bị cá nhân để làm việc của doanh nghiệp ngày càng phổ biến, việc các ứng dụng nhắn tin và mạng xã hội được dùng làm công cụ làm việc, cũng như mức độ tin cậy vào tính bảo mật của các dịch vụ đám mây ngày càng tăng. Ngày nay, trong nhiều ngành, việc cộng tác bằng công nghệ đám mây đã trở thành công việc thường nhật – và còn là yếu tố cần thiết để phát triển và thành công.
Nhìn chung, việc cộng tác bằng công nghệ đám mây kết hợp khả năng lưu trữ tài liệu tập trung kèm theo khả năng kiểm soát quyền truy cập với các công cụ tạo và chỉnh sửa tài liệu. So với các công cụ sử dụng công nghệ tín hiệu tương tự hoặc công cụ thuần túy tại cơ sở, giải pháp sử dụng công nghệ đám mây cho phép các nhóm (bất kể chuyên môn) làm việc cùng nhau một cách liền mạch và hiệu quả hơn.
Bất kể vị trí và thời điểm làm việc của nhân viên, những lợi thế của việc cộng tác trong nhóm bằng công nghệ đám mây giúp mọi người làm việc cùng nhau một cách liền mạch:
Khả năng sử dụng 24/7/365
Bất kể vị trí và thời điểm làm việc của nhân viên, những lợi thế của việc cộng tác trong nhóm bằng công nghệ đám mây giúp mọi người làm việc cùng nhau một cách liền mạch.
Luôn có phiên bản mới nhất
Khi cùng nhau chỉnh sửa tài liệu bằng công nghệ cộng tác đám mây, thông tin thay đổi của tài liệu sẽ tự động được cập nhật, đảm bảo mọi người tham gia đều có được phiên bản mới nhất.
Nâng cao hiệu suất
Nhờ xóa bỏ được rào cản về múi giờ và khoảng cách địa lý, phần mềm cộng tác sử dụng công nghệ đám mây giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn.
Ngay cả những nhóm có nhiều thành viên nhất cũng có thể dễ dàng làm việc cùng nhau
Càng có nhiều người tham gia thì hoạt động nhóm càng phức tạp. Công cụ cộng tác sử dụng công nghệ đám mây một cách hiệu quả sẽ làm cho mọi thứ trở nên dễ dàng, cho phép mọi người có được thông tin mới nhất.
Cho các nhóm của bạn một trung tâm cộng tác của doanh nghiệp để mọi người đều có thông tin mới nhất, sử dụng phiên bản mới nhất của mọi tài liệu và chia sẻ kết quả công việc cũng như ý tưởng. Evernote mang lại cho khách hàng một trải nghiệm cực kỳ linh hoạt, mỗi nhóm đều có thể kết nối và chia sẻ theo cách mình muốn. Ứng dụng còn có khả năng thích ứng tuyệt vời cho nhiều lĩnh vực và quy trình làm việc – bao gồm bán hàng, thiết kế và tiếp thị, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và nhiều lĩnh vực khác.
Thông tin liên lạc
Cho dù các thành viên đang làm việc tại văn phòng, ngoài hiện trường hay tại nhà thì ngay cả những nhóm bị phân tán nhiều nhất cũng có thể giữ liên lạc với nhau bằng không gian, sổ tay và ghi chú dùng chung. Các nhà thầu và cộng tác viên độc lập có thể nắm được thông tin khi cần thiết mà không cần bạn giúp họ làm quen với hệ thống làm việc chính của bạn. Các mục Ghi chú đã ghim và "Có gì mới" trong không gian của nhóm đảm bảo mọi người đều có thông tin, trạng thái dự án và danh sách việc cần làm mới nhất. Ngay cả những cộng tác viên làm việc khi không nối mạng cũng có thể thay đổi hoặc thêm tài liệu mới.
Quản lý dự án và theo dõi nhiệm vụ
Giao nhiệm vụ cho mọi người nhờ tạo một danh sách việc cần làm đơn giản trong một ghi chú dùng chung. Sắp xếp thông tin và giao nhiệm vụ bằng các mẫu Phạm vi chịu trách nhiệm hoặc Thông tin tổng quan về dự án (Thậm chí bạn còn có thể chi tiết hơn nữa bằng cách dùng Mẫu ma trận Eisenhower). Mỗi lần danh sách kiểm tra hoặc ghi chú dự án được cập nhật, một ghi chú sẽ xuất hiện trong mục "Có gì mới" của không gian tương ứng để mọi người có thể cùng theo dõi tiến độ.
Evernote Teams còn cho phép bạn xây dựng hệ thống theo dõi quy trình làm việc riêng, theo cách phù hợp với nhóm của bạn. Bạn có thể gắn thẻ cho ghi chú và cập nhật cách đặt tên cho tài liệu để theo dõi các giai đoạn của dự án (Gấp, Tạm dừng, Đang thực hiện v.v.). Bạn cũng có thể di chuyển ghi chú từ không gian hoặc sổ tay này sang một không gian hoặc sổ tay khác để thay đổi trạng thái. Sự linh hoạt này giúp bạn điều chỉnh việc quản lý dự án và theo dõi nhiệm vụ cho phù hợp với nhu cầu và hoàn cảnh của mình – đồng thời có thể thay đổi bất cứ lúc nào theo nhu cầu.
Không gian lưu trữ
Evernote Teams cho bạn nhiều không gian để lưu trữ tệp. Bạn sẽ có 20GB dung lượng tải lên hằng tháng cộng thêm 2GB đối với mỗi người dùng trong tài khoản của công ty hoặc tổ chức.
Khả năng tích hợp
Là một trung tâm cộng tác hạng nhẹ, Evernote Teams có khả năng tương thích cao với những công cụ khác. Truy cập, tạo, tìm kiếm và chỉnh sửa ghi chú trong Salesforce và Microsoft Teams. Tạo ghi chú từ email và tệp đính kèm, cũng như chia sẻ ghi chú hiện có ngay trong Gmail và Outlook. Kéo và thả tệp Google Drive vào Evernote để có thể sử dụng trực tiếp ngay trong sổ tay và không gian của bạn. Chuyển tin nhắn Slack thành ghi chú để có thể chia sẻ với nhóm của bạn và truy cập ghi chú ngay từ trong Slack mà không phải di chuyển qua lại giữa các ứng dụng.
Bảo mật
Trung tâm dữ liệu quản lý dữ liệu của Evernote được chứng nhận đạt tiêu chuẩn SAS 70 (Loại II) và SSAE16 SOC-1 (Loại 2). Để kiểm soát quyền truy cập, Evernote sử dụng Ngôn ngữ đánh dấu xác nhận bảo mật 2.0 (SAML 2.0) để bật tính năng Đăng nhập một lần (SSO). Có thể dễ dàng tích hợp việc triển khai SSO với bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ định danh lớn nào có hỗ trợ SAML 2.0. Ngoài ra, chúng tôi còn hỗ trợ cả ADFS. Evernote Teams sẽ kết nối với giải pháp Active Directory hoặc LDAP của bạn, cho phép bạn mời hoặc xóa người dùng ngay từ trong bảng điều khiển quản trị hiện tại của mình. Các quản trị viên cũng có thể xem và quản lý người dùng ngay trong giải pháp của chúng tôi, cũng như thẩm định quyền truy cập ghi chú và hoạt động của thành viên để đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập phù hợp với vai trò của mình.
Lưu công việc của nhóm tại cùng một nơi để không còn phải truy tìm thông tin và tiết kiệm được thời gian.
Làm việc ở bất cứ đâu – ở văn phòng, trên đường đi hay cả lúc không có mạng.
Chia sẻ ý tưởng và cập nhật thông tin cho nhóm của bạn theo tiến độ thực hiện dự án để mọi người đều có thông tin mới nhất.
Xây dựng quy trình làm việc cho nhóm của bạn, tạo không gian và cấp quyền chia sẻ theo cách phù hợp với bạn nhất.
