Thành công không chỉ là kết quả công việc của cả nhóm mà còn là cách thức làm việc của cả nhóm. Chúng ta phải đối mặt với thực tế rằng thỉnh thoảng quy trình làm việc không được chỉnh chu cho lắm. Các dự án và kết quả chuyển giao đang ở nhiều giai đoạn khác nhau. Thông tin thì nằm sâu trong một mớ công cụ và ứng dụng. Có quá nhiều người đóng góp và bên liên quan phải tham gia. Thỉnh thoảng, việc quản lý quy trình công việc quá khó khăn và làm ảnh hưởng đến tiến độ.
Evernote Teams cho phép bạn làm việc theo cách mình muốn. Bạn có thể tạo các không gian, hoạt động như một bảng điều khiển hoặc không gian làm việc, để theo dõi tiến độ của các dự án đang thực hiện, lịch biên tập và quy trình bán hàng. Sử dụng danh sách việc cần làm, ghi chú đã ghim và tính năng gắn thẻ để giao nhiệm vụ cho người khác và đẩy nhanh tiến độ công việc. Khi mọi thứ được tập trung về một nơi, bạn sẽ luôn nắm được tiến độ của mọi việc. Nhóm của bạn không còn phải lo lắng về vấn đề tổ chức nữa và có thể tập trung vào hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Quy trình làm việc là một thuật ngữ mà ai cũng biết nhưng không phải ai cũng hiểu. Về cơ bản, quy trình làm việc là những bước cần thiết trong một quy trình, từ lúc bắt đầu cho đến lúc kết thúc. Doanh nghiệp đã chuẩn hóa quy trình làm việc thành chính sách và thủ tục, chẳng hạn như tuyển dụng, thanh toán và bán hàng. Tuy nhiên, có thể bạn sẽ có những quy trình công việc đột xuất cần phải theo dõi, chẳng hạn như xây dựng nội dung quảng cáo cho một chiến dịch tiếp thị mới, hoặc chỉ đơn giản là để nhớ "Hôm nay đến lượt ai mua cà phê?".
Trong thực tế, việc quản lý quy trình làm việc cần phải sử dụng nhiều công cụ để tạo nên tính hệ thống cho quy trình. Nhóm của bạn có thể làm việc hiệu quả hơn và rõ ràng hơn khi sử dụng một ứng dụng quản lý quy trình làm việc để quản lý và tổ chức tập trung nhiều dự án.
Nhờ công cụ quản lý quy trình làm việc đơn giản và linh hoạt của Evernote, bạn có thể xây dựng một hệ thống quản lý quy trình làm việc phù hợp với nhu cầu. Bạn có thể tùy ý tổ chức các nhóm, quy trình và thông tin theo ý mình. Evernote Teams là một trung tâm quản lý có thể được điều chỉnh phù hợp với nhiều môi trường và trường hợp sử dụng; từ thiết kế giày đi xe cho đến hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hệ thống quản lý nguồn nhân lực (HR) và nhiều khả năng khác.
Mọi thứ được lưu trữ tại cùng một nơi
Dùng ghi chú, sổ tay và không gian như một hệ thống CRM gọn nhẹ để theo dõi quá trình làm việc với khách hàng. Ghi chú linh động giúp việc lưu trữ tài liệu trở nên thật dễ dàng; bạn có thể lưu bản ghi âm, ghi chú viết tay và mọi loại tài liệu, kể cả ảnh chụp bảng trắng và danh thiếp. Luôn tìm được thông tin mình cần nhờ khả năng tìm kiếm nội dung trong tệp PDF và tài liệu, cũng như trong nội dung là chữ viết tay. Ngoài ra, Evernote Teams còn tích hợp trực tiếp với Outlook, Gmail, Google Drive, Salesforce, Slack, Microsoft Teams, và nhiều thành phần quan trọng trong bộ phần mềm mà bạn sử dụng, giúp bạn truy cập và chia sẻ ghi chú hầu như là trong mọi hệ thống và môi trường.
Nhắn tin và làm việc theo nhóm
Không gian và thẻ cho phép bạn chia sẻ mọi thông tin có trong một ghi chú với đồng nghiệp thân cận nhất hoặc là với nhiều nhóm, phòng ban và bộ phận khác nhau. Ghi chú đã ghim và mục "Có gì mới" trong không gian giúp nêu bật những thông tin cập nhật gần đây nhất, trạng thái của dự án và lời nhắc. Mẫu giúp bạn dễ dàng sắp xếp và chia sẻ Lịch họp của mình, Mục tiêu của dự án và Đánh giá hằng tuần. Không gian và sổ tay cũng có thể giúp bạn cập nhật thông tin của nhóm đến những nhà thầu và người đóng góp bên ngoài mà vẫn đảm bảo lưu trữ an toàn những nội dung liên quan đến doanh nghiệp trong môi trường Evernote Teams của bạn.
Giải pháp quản lý quy trình làm việc của doanh nghiệp
Giao nhiệm vụ
Giao và theo dõi nhiệm vụ bằng tính năng Phạm vi chịu trách nhiệm hoặc các mẫu Thông tin tổng quan về dự án. Thông tin cập nhật sẽ tự động có trong mục "Có gì mới" trong không gian của nhóm để mọi thành viên đều biết về tiến độ hiện tại của dự án.
Danh sách việc cần làm
Tự minh tạo danh sách kiểm tra trong ghi chú hoặc sử dụng Mẫu ma trận Eisenhower của chúng tôi để sắp xếp nhiệm vụ và việc cần làm theo thứ tự ưu tiên. Tìm kiếm mọi ghi chú theo danh sách việc cần làm đã hoành thành hoặc chưa hoàn thành để đánh giá tiến độ của cá nhân hoặc của cả nhóm ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Theo dõi quy trình công việc
Khả năng linh hoạt của Evernote Teams cho phép bạn tùy ý theo dõi từng bước hoặc từng giai đoạn. sử dụng tính năng gắn thẻ và quy ước đặt tên ghi chú để nêu rõ giai đoạn của dự án (Gấp, Tạm dừng hoặc Đang thực hiện v.v...). Hoặc dùng không gian và sổ tay để khoanh vùng các giai đoạn của dự án bằng cách di chuyển ghi chú từ không gian hoặc sổ tay này sang không gian hoặc sổ tay khác để đánh dấu mức độ tiến triển.
Nhanh chóng tìm được mọi thông tin bạn cần.
Biến mọi thứ thành một ghi chú kỹ thuật số nhờ tính năng quét tài liệu. Tìm kiếm văn bản nằm trong tài liệu và hình ảnh nhờ tính năng tìm kiếm trong tệp PDF và tài liệu và thậm chí là tìm kiếm cả chữ viết tay. Việc lấy dữ liệu và tìm kiếm thông tin giờ đây trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ cú pháp tìm kiếm nâng cao, giúp bạn nhanh chóng tìm được nội dung mình cần bằng cách thu hẹp phạm vi tìm kiếm.
Quản lý việc quản lý tri thức.
Sử dụng không gian nhóm và dự án để chứa tất cả các ghi chú và tài liệu có liên quan. Đồng bộ hóa mọi thứ giữa người dùng và thiết bị (ngay cả khi không có mạng). Lưu trữ mọi thông tin sau khi dự án hoàn thành. Mọi người có liên quan đến dự án hoặc nhóm luôn có quyền truy cập thông tin mới nhất, bất cứ khi nào mình cần để làm việc.
Sắp xếp công việc theo giai đoạn dự án, giai đoạn trong quy trình bán hàng hoặc bất cứ danh mục nào mà nhóm của bạn có thể nghĩ ra.
Dễ dàng di chuyển nội dung giữa các giai đoạn để theo dõi tiến độ công việc từ "đang thực hiện" đến "hoàn thành".
Giảm bớt các buổi họp nhờ có thể nhanh chóng cập nhật thông tin cho thành viên trong nhóm.
Tích hợp với Salesforce, Google Docs và nhiều ứng dụng khác sao cho phù hợp với phong cách làm việc của nhóm bạn.
